新年度を迎える4月は、組織改編や人事異動があり、さらに新入社員が加わるなどして、組織全体が新しいスタートを切る節目となります。そのため、従業員一人ひとりにとっても、自分自身の働き方や職場環境を見直す機会となります。働きやすい職場を考える際、どのような点に留意するべきか考えてみましょう。
１．新年度は、気持ちを切り替えるチャンス
日々の多忙な業務に追われる中で、「急ぎではないけれど、後回しになっていること」はありませんか。職場の基本ルールやコミュニケーションのあり方などを見直すにはよい機会です。
１）会社のルールを再確認する
社内のルール、例えば、コンプライアンス規程や情報セキュリティ規程は、都度、改訂されるものです。新しくできた社内ルールには、もちろん注意を払うものですが、改訂されたものまでは、なかなか気が回らないものです。
社内ルールが改訂される理由は、当該分野の法律が変わったり、あるいは、社会が求めるものが変わったりするなど、さまざまな理由があげられますが、組織運営の基盤となるべきものですから、その内容を再確認しておきましょう。 職場に新入社員を迎えた場合は特に、先輩社員や上司が率先してルールを守り、そして新入社員らに説明できることが必須です。
２）質の高いコミュニケーションを行う
新年度は、担当の変更や、それに伴う引継ぎなどが多くなりますから、「そんな話、聞いてないよ」といった、行き違いが生じがちです。そのような認識のズレを防ぐためには、相手とのコミュニケーションの質を上げるひと手間を加えるとよいでしょう。
メールやチャットで説明するだけではなく、その上で、必要に応じた口頭での確認を行うことが重要です。もし口頭説明を行った場合は、誤解を防ぐために文書で簡単にまとめたものを送り、フォローアップします。
また、「できるだけ早く」、あるいは「なるべく早く」といったような曖昧な表現を避け、具体的な期限などを明記することもトラブル防止につながります。
３）自分自身の健康にも注意する
新年度を迎えたことで、張り切りすぎて無理をしていないでしょうか。ただでさえ、この時期は自社および他社の人事異動が重なり、さらに寒暖差疲労や花粉症などの季節でもあり、生活リズムの乱れや睡眠不足になりがちです。
適度な休憩を取りながら、無理をせず、健康第一のスタンスを守ってください。
２．新入社員を迎える職場で大切にしたいこと
新入社員を迎える部署では、早期に業務に慣れ定着してもらいたい、またできるだけ早く活躍してもらいたいという思いがあるはずです。
ただ最近では、入社後、職場に定着する間もなく退職してしまったという例も多く聞かれます。新入職員が退職すれば、追加採用のコストも必要ですし、また職場のモチベーションも下がることになります。
そうならないように、新入職員を迎える職場では、どのような対応が求められるでしょうか。
１）新入社員が、聞きやすい雰囲気をつくる
新入社員側も、自分が分からないことを聞くなどして、少しでも早く職場に馴染もうと努力します。ただ、それは、先輩社員が考えるほど新入社員にとっては、簡単なことではありません。
新入社員にとっては、周りの社員は常に忙しく立ち働いているように見え、「こんなこと聞いていいのかなぁ」と思い、質問することをためらってしまう場面が多くあります。
そのようなときに、先輩社員からの「いつでも相談してね」、あるいは「聞きたいことがあったら声かけてよ」という一言が、新入社員の大きな救いになります。
新入社員を迎える側は、ただでさえ忙しい年度初めではありますが、この段階が新入社員の定着化にとっては極めて重要なことを認識しましょう。自分が忙しいときでも、是非、質問を受け止める雰囲気を作ってあげてください。
２）マニュアルや業務手順書の「置き場所」を明らかにする
新入社員が一番頼りにするもの、それはマニュアルや業務手順書など、業務の進め方を記載したものです。
企業によっては「紙ベース」でマニュアル等が準備されているところもあるでしょうが、今は社内のイントラネットに掲載されているところも多いのではないでしょうか。ところが、新入社員にとっては、この「マニュアルはどこにあるかという問題」の解決は一筋縄ではいきません。
紙ベースのものであれば、どこのキャビネットや書棚に入っているのか、書類の置き場所を探す範囲は限られます。ところが社内のイントラネットに掲載されている場合は、そうはいきません。例えば、総務部のファイルを探すのか、人事部のファイルを探すのか、そもそも会社のシステムに慣れていない新入社員にとって、マニュアルなどの「捜索作業」は決して容易ではありません。
マニュアルや業務手順書がどこにあるのか誰にでもわかるようにしておけば、新入社員だけではなく、職場全体の効率化にもつながります。
新年度は、一人ひとりの社員にとってはもちろん、組織にとっても新たなスタートになります。お互いに協力しながら、安心して働ける職場環境を作ることが重要です。
