新型コロナウイルスの感染拡大により、大規模イベントどころか、小規模なセミナーや日常的な会議までもが自粛されてきているが、3月からは企業の株主総会が始まる。企業はどう対応すればいいのか、丸の内総合法律事務所の中野明安弁護士に特別寄稿いただいた。

 

2月20日、大規模集会の開催の判断基準となるかと期待されていた加藤厚生労働大臣の政府コメントが出されました。

「例えば屋内などで、お互いの距離が十分にとれない状況で一定時間いることが、感染のリスクを高めるとされています。イベント等の主催者においては、感染拡大の防止という観点から、感染の広がり、会場の状況などを踏まえ、開催の必要性を改めて検討していただくようお願いします。なお、イベントなどの開催については、現時点で政府として一律の自粛要請を行うものではありません。また、開催にあたっては、感染機会を減らすための工夫を講じていただきたい。例えば、参加者への手洗いの推奨やアルコール消毒薬の設置、風邪のような症状のある方には参加をしないよう依頼をすることなど、感染拡大の防止に向けた対策の準備をしていただきたい。国民の皆様においては、風邪のような症状がある場合は、学校や仕事を休み、外出を控えるとともに、手洗いや咳エチケットの徹底など、感染拡大防止につながる行動にご協力をお願いいたします。特に高齢の方や基礎疾患をお持ちの方については、人込みの多いところはできれば避けていただくなど、感染予防に御注意いただくよう、お願いいたします。そのためには、学校や企業、社会全体における理解に加え、生徒や従業員の方々が休みやすい環境整備が大切であり、テレワークや時差出勤も有効な手段であります。関係者の皆様のご協力をお願いいたします」

続いて26日には、安倍首相が感染の拡大防止に向け、今後「2週間」の大規模イベントの中止や延期を要請し、企業の間でもセミナーや会議を自粛する動きが加速しました。

株主総会の運営で注意すべき点


さて、企業の皆さんの喫緊の課題は株主総会です。国内でこのまま３月以降も感染状況が継続しそうですので、この「2週間」以降も、不要不急の外出、集会の自粛などが続くことが予想されますが、一方で多くの企業では、株主総会が、今後、３月から６月にかけて開催が予定されています。そこで、株主総会は開催せざるを得ない（業務継続）との前提で、その運営について感染防止対策（安全配慮）はどのように実施されるかを検討することが求められることになります。そこで、2009年の新型インフルエンザ対策時の株主総会の状況を参考にして、以下のような総会運営を検討されるべきことを提案します（なお、丸の内総合法律事務所としての提案ではなく個人的な提案です）。

もちろん、各企業では今後の状況の変化に備えていただきたく、全部あるいはいくつかを組み合わせて、またここに掲げた方法以外の方法なども実施するなどして、積極的に対応をしていただきたいと思います。

 

感染防止に配慮した運営方法（例）

（1）自社ホームページや招集通知において議決権行使書やインターネットによる議決権行使を積極的に促す。また、それらによる議決権行使を積極的に誘引するために、
①行使書等による議決権行使は新型肺炎蔓延防止策の一環であるという積極的意義を説明する。

②従来、総会に出席した株主に慣例的に提供しているいわゆる「お土産」について、今回は予定しないことについて併せて説明する。

③一方、行使書やインターネット等による議決権行使をした株主にクオカードなどを贈呈するなどの対応を試みる、
などを検討することにしてはいかがでしょうか。なお、これらについては今般の感染防止に配慮した運営方法として積極的に推奨されるべきものと理解しています。株主のみならず社会的にも十分理解が得られることと思います。一方、新型肺炎対策をかたり、他の目的で実施することのないよう、弁護士などと十分に検討しつつ対応をしてください。

（2）株主総会の会場となる施設の保健衛生面を確認する（ドアノブ、座席、マイクなどの衛生チェック。空調・換気の確認等）。さらに座席の配置方法（通常よりも間隔を開けて設置する、あるいは、隣の株主と一席空けて座るなどの対応を求めるなど）を検討することが良いと思います。

（3）総会の受付担当者、会場担当者は、不織布マスク、シールド、ゴーグルを装着し、感染防止策を講じることが良いと思います。また、そのような防止策を講じることを快く思わない株主（俺をばい菌だと思っているのか！とカラむ人がいたとか）がいることも想定し、必要な掲示をしておくことも検討しておいてください。

（4）総会場の入口において、アルコール消毒剤等を設置し、出席株主に利用を勧め、また、不織布マスクを提供することが良いと思います。

（5）総会場の入口付近に「発熱あるいは健康状態が思わしくない株主はお申し出下さい」との掲示をし、担当者も、口頭で呼びかける。また、申出がなくても、積極的に声掛けをすることが良いと思います。

（6）健康状態が思わしくない株主については別室（今回は、株主控え室を設けず、当該別室を用意する。当該別室には医師を同席させるなどの対応を準備する）での参加を案内します。ただ、発言機会を別室から与えることが必要となるので、その準備をするが必要となります。

（7）株主総会の短時間化を図ることも検討課題です。但し、株主の発言時間を短くするのではなく、報告事項の報告（特にビデオ等の会計の説明など）等の時間の短縮を検討するようにしてください。

（8）株主総会の終了後、退場者による混雑を回避する措置を講じることも重要です。座席のエリアを指定して順次退場を求めるなど、議⾧および会場案内等で積極的に呼びかけるなどしてください。

（了）

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