■今回のニュース：
コインロッカー販売の子会社元社員が21億円横領
■リスクの視点：
不正を起こせるのはベテラン経理マン
そもそも会社の経理で不正が起きるのは、ベテラン経理マンである。新人は、そんな方法を気づきもしないし、実行するだけの知識もない。ベテランでなければそんな機会も得られないし、やり方もわからず、そもそも不正どころか正確な経理処理さえもおぼつかないかもしれないのである。
同様の事件でしばしば耳にするのが、周りの人たちのコメントで「普段はまじめに仕事していました」とか「上司からも信頼されていました」といった評価である。従って、このような経理不正が起きるにはいくつかの条件がある。
1） 当該業務に精通している
2） 上司からも信頼されている
3） 全てのことが任されて、チェックがなされていない
以上の３要素である。
どんな仕事でもそれを遂行する上で、１）は必要であり、業務に精通していなければ仕事にならない。精通しているからこそ２）上司からも信頼されるのである。であるからして、ここまでは望ましいことであれ、何らの不都合はない。
問題は３）である。全てが任されているのが有効なのは、交渉相手との「瞬時の決断で契約の成否が決まる」といった、営業その他の交渉などの場面である。権限のない担当者との交渉は退屈を超えて、無駄と思われても仕方がない。ところが…である。経理、あるいはさらに職務が分担している会社の場合には「財務」担当の組織においては「全てが任されている」のは仕組みとして既に背任的であろう。
■リスクマネジメントとしてのポイント：
二重チェックや複数部門の関与など
では、経理・財務部門でのリスクマネジメントにはどんな「仕組み」や「心がけ」が必要なのであろうか？
一般に会社であれ自治体であれ、組織がその現預金などの財産について行うことは、二重チェック・承認・複数部署の関与・監査などのモニタリングなど複層的なリスクマネジメントである。例えば、窓口で現金を受け取ったら、必ずその現金と入金伝票を併せて「上席職員のチェック」を受ける。これが二重チェックである。そして、当該取引を終えた時に「上司の承認」を受ける。さらに毎日、終業時に現金を数えて帳簿の残高と一致しているかを確認する。
取引先への支払いについては、通常「担当部門が請求書などの証票を付けて経理部門に伝票を回す」など「複数部門で分担」して業務を行う相互牽制が行われている。さらにITシステムでは、取引先の銀行預金口座は、「取引先マスター」といって別の決済経路でしか変更が出来ないように設計されている。
監査などの「事後のモニタリング」では、資産の記帳や棚卸では、費目により、実在性・網羅性・権利と義務の帰属・評価の妥当性・期間配分の適正性・表示の妥当性などがチェックされる。現金や預金であれば「実在性」が特にチェックされるのである。
■改善への道：
不定期に残高確認を
これらのリスクマネジメントの原則に照らして、今回の事件を見てみよう。少なくとも制度上の課題は以下の３点の防止である。
Ａ）売上金や保険料などを保管する金庫から現金を着服
Ｂ）会社の預金を自身の口座へ振り込んだ
Ｃ）発覚を免れるため残高証明書や帳簿を改ざん
Ａ）現金の着服に関しては、少なくとも毎日「現金残高が帳簿と合致」しているかを複数人でチェックする体制が出来ていれば防げたはずである。
Ｂ）これも振込といった「業務を複数の分担」にし、「上司の承認を必要」とした体制であれば防げたはずだ。
少しハードルが高いのがＣ）残高証明書や帳簿の改ざんの防止であろう。残高証明書は、担当部門と監査役や監査法人が見るだけであり、意外と改ざんは簡単にできる。もっとも簡単な手法では「残高証明書を取らずに普通預金通帳の月末日のコピー」で済ませることが行われる。これは危険である。普通預金通帳の「月末日の残高のコピーを撮った」後に預金を引き出すことができ、末日残高を証明できないからである。必ず金融機関に対して「残高証明書」という形で求めたい。また、残高証明書の「提出先」を経理担当部門ではなく、監査役や社外の監査法人宛にするのが最もリスクが少ない。
小さい会社で、「複数の担当者を置けない」といった事情がある場合には、「不定期に残高確認を上司がする」という形が、万全ではないとしても有効な歯止めである。なぜなら、「今日チェックするかもしれないし、明日されるかもしれない」という心理的バリアが働き、ある程度は不正を行おうとする動機にチェックをかけるからである。
要は、通常なら行われている制度を守ること、それができない場合でも不定期照合などの何らかの対策でチェックをかけ、また「心がけ」として日ごろから職員の言動やその変化に気を配ることである。
