□事例：業務効率につながると信じていたテレワークに異変
IT企業のA社では、新型コロナウイルスが国内で発生し始めた今年2月から、社員が在宅でのテレワークを行えるようにするための準備を開始。4月に緊急事態宣言が発生されるのと同時に、原則全社員のテレワークが始まりました。
在宅勤務の開始に伴い、A社では全社員にテレワーク用のシンクライアントパソコンを貸与。パソコンには遠隔監視を取り入れ、パソコンの電源のオンオフや、業務時間外のパソコン利用の制限などでセキュリティー対策や、勤務時間を管理する仕組みを作りました。また、通勤手当を廃止し、代わりに通信費や水道光熱費の負担増に対する一律の在宅勤務手当の支給を開始することにしました。その他、自宅の通信環境の整備や、文房具や周辺機器の購入のための使途自由の一時金を全社員一律に支給しました。
開始前は「セキュリティーが不安」「家では仕事とそれ以外の切り分けが難しい」といった声が聞こえてきましたが、いざスタートしてみると「思ったより効率的に仕事ができる」「通勤時間がなくなり、使える時間が増えた」「満員電車に乗らずに済むのがストレスフリーだ」といったテレワーク肯定意見が多数であり、細かい課題はあるものの、総じて業務効率の向上につながっていました。
A社では、緊急事態宣言解除後も原則テレワークを継続していたので、今月に入って全国的に感染者数が再拡大している状況においても、これまでと特に変わらずに業務を続ける予定です。
しかしここ数カ月、A社では新しい課題が見えてきました。総務部長であるBさんのもとに、以下のような相談が多く寄せられるようになってきたのです。
「自宅にはローテーブルしかないため、貸与パソコンの画面だけで仕事をし続けるのはつらい」
「通信環境が悪く効率が上がらない。回線の工事を行いたいが、大家の許可が下りない」
「契約している回線の通信量に上限がある。家族と共有しているため通信量が気になり、仕事に集中できない」
「子どもの相手をしながら仕事をするので、集中力が途切れて、仕事がはかどらない」
Bさんは、「いろいろな方策を行ってきたつもりであったが、自宅の環境はさまざまであるので、人によっては十分なパフォーマンスを発揮できないことが分かった。このままでは自宅の環境により在宅勤務の生産性に格差が生じてしまう」と懸念しています。
□解説：在宅勤務に必要な手当てをどう考える
業務に使うインターネットなどの通信費や周辺機器、筆記具など文具類、水道光熱費のほか、郵送費や交通費など、業務で使用するものは企業負担が原則です。ただし、自宅の電気や水道、家族と同居している社員のインターネット通信費などは、社員やその家族がプライベートで利用することもあり、業務での使用と切り離すことがとても困難です。そのため、利用時間から割り出して企業の負担分を算出する、または在宅勤務手当の中に含んで一定額を支払うといった形をとっている企業が多くなっています。
A社では「在宅勤務手当」を支給することにより、費用清算を図りました。社員に気持ち良く働いてもらうためには、ますは経費を企業側がどこまで負担するかということを明確にすることが必要だからです。さらには、在宅勤務の経費以外にも、労働時間管理や在宅勤務の頻度や期間の詳細を規定した雇用契約書、あるいは在宅勤務規程などを作成しておけば、なお良いでしょう。
A社の場合には、加えて使途自由の一時金を全社員一律に支給しました。在宅の場合、特に作業に集中するためのスペースが重要になります。本来であれば、これによってデスクや椅子、照明などを購入し、仕事を行うための環境整備に充当してもらおうとの意図もあったことと思われます。
しかし、当然ですが住環境は人それぞれです。同居家族の有無や人数、居住スペースの問題などで新たな家具の設置ができない場合もあるでしょう。また、子どもやペットの有無、共同住宅の場合には事例のような工事の可否や、同じアパートやマンションに住んでるテレワークをする人が一斉にアクセスすることで共用のネットワークが重たくなる、といったこともあり、仕事に集中できない・効率化が図れないという問題も出てきます。
このような問題に対して「住環境にまで会社は踏み込めない」「会社としてできるのは一時金を払うところまで。あとは社員個人で環境整備をしてもらうしかない」としてしまうのは、生産性格差の解決にはなりません。
□対策のポイント：サードプレイスの活用
一時金を払って社員個人に環境整備を任せる以外に、職場や自宅以外の「サードプレイス」でテレワークを行える環境を整えることは、生産性格差の解消につながるものです。サテライトオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスなどを社員の居住地近隣に設けることができれば、環境面からは大幅な生産性格差の減少が見込めるでしょう。
以前から大手ディベロッパーなどは、自社が運営する施設をサテライトオフィスとして利用する会員制サービスを始めています。また、最近のコロナ禍において、シティホテルやビジネスホテルなどは宿泊客の利用減による客室稼働率向上のために、割安なテレワークプランを売り出す施設が数多く出てきました。さらには企業が自社で所有している建物の空きスペースにテレワーク向けのワークスペースを設けることなども一案でしょう。
サードプレイスのメリットは単に環境整備にとどまりません。
コロナ前には、社員のイノベーション創出のためとして社員食堂を拡充したり、共用のカフェスペースや雑談スペースを設ける企業が多く出てきていました。そこで働く社員からは「雑談の中から仕事に有用なヒントが得られた」「リラックスした会話から革新的なアイデアがひらめくことがある」といったセリフも聞こえていました。
人は本来、集ってコミュニケーションを取ることで信頼関係を作り、協働して画期的なアイデアやイノベーションを生みだしてきました。デジタルの場だけでそれが完璧に再現されるのならいいのですが、在宅勤務一辺倒となっている現場からは「コミュニケーションが希薄になってきている」「孤独を感じる」という声も多く聞こえます。
それらの課題解決になり得るのは、サテライトオフィスやレンタルオフィスを設置して、自宅の近い人間が集って業務を行うサードプレイスオフィスの考え方です。
もちろん、今この時代ですので、集う人数の制限は必要です。また、その設置には、在宅勤務よりコストが掛かるでしょう。しかしそれにより、現状の在宅勤務で起こっている生産性格差やメンタルヘルス、さらにはイノベーション創出機会の減少といった課題に対処できるもの事実なのです。
加えていうなら、特に単一拠点で事業を行っている企業の場合には、サードプレイスは災害時のBCP対策としても応用できるものとも言えます。
今回のテーマ：「オペレーションリスク」「経営者・管理職」
