1.複合災害対策ポータルサイトとは
前回の投稿で、コロナ禍における複合災害時の対策本部の設えや運用についてお話しました。その際に活用されるべき「災害ポータルサイト」についてが、今回のテーマです。
複合災害対策本部の仕事は、内容と環境がともに「ジョブ型」労働になるため、主に部門単位によるメンバーシップ型の業務を行ってきた企業はコラボレーション型の仕事の方法に慣れておく必要があります。
ジョブ型コラボレーションと一言で言ってもピンとこないかもしれませんが、簡単に言えば、一人である一定の（見える）結果を出さなければならない、そのために関係する仕事をしている人や特定のスキルのある人に協力を得ながら遂行する業務形態です。メンバーシップ型との決定的な違いは、個人が責任を持って最終結果を出し、その評価を受ける点です。
もちろん一人では仕事を完遂できないので、主に社内の関係者と協力し合いながら完成形に持っていくことになり、チーム（部門）で結果を出すのと違い、責任感を持って仕事に集中する必要が出てきます。時には人から助けてもらうために、電話以外のコミュニケーション能力を求められる仕事のやり方です。
同時に必要なのは「仕事の見える化」です。進捗状況は、途中経過でも、常に外部から閲覧できるかたちにし、コラボレーション可能な状態を維持します。
コンセプトは、だいたい以上のような考え方で進めます。
汎用のCMSを使えば誰でも構築可能
では、企業の規模によらず構築でき、かつ効果的と思われる災害ポータルサイトについて、構築から運用までを見てみましょう。
災害ポータルサイトの定義は「災害発生時に、全従業員および対策本部メンバー間のコミュニケーションを円滑にし、必要な情報を収集・共有・発信するための情報サイトであり、コラボレーションツールとして機能すること」です。
少なくとも、下記のような機能が求められます。
①災害情報の共有（国・自治体などが発表している災害情報、社内の被災情報など）
②被災内容の報告（スマートフォンなどで安否情報を報告したり、被災箇所・被災状況を写真に撮り、情報をアップするなど）
③遠隔地の従業員や関係者との「チャット」や問い合わせ（電話が使えない事を想定）
④対策本部の作業グループ（班）のLINE様のコミュニケーション機能
⑤連絡先一覧、備蓄品一覧など災害時に必要な情報を共有
⑥マニュアルやチェックシート、報告シートなどのドキュメントを保管
このような災害ポータルサイトを構築するにあたって、最も重要視しなければならないのは、総務部門のような対策本部の事務局だけで「運用」できることです。
そのためHTMLを知らずとも簡易に構築可能なCMS（コンテンツマネジメントシステム）である「WordPress」を例にし、運用のイメージをお話します。もちろんWordPress以外のCMSに成熟していれば、考え方はまったく同じですし、Microsoft社の MS 365を導入している企業ならSharePointやTeamsで同様の構成を組むことができますので、参考にしていただけると思います。
2.複合災害対策ポータルサイトの構成
まずサーバーは、自社内ではなく、災害時にも堅牢な外部のデータセンターを選択します。ここにWordPressなどのCMSをインストールし、災害ポータルサイトを構築するのですが、私のようなウェブデザインやHTMLの素人でも、使用に耐えるレベルの災害ポータルサイトをつくるのに、数時間程度で完成できます。
主なWordPressのテーマ（ベースデザイン）は、最初からレスポンシブ対応なので自動的にスマホ対応のつくりになっています。要はサイトの「構造」だけ最初に設計できていれば、後はCMSとしてWordPressで組み上げていけば、簡単につくることができるというわけです。
そのためサイトをつくる前作業として、「構造」の設計に時間を掛けます。構造的には、会社の全従業員が閲覧できるドメインと、複合災害対策本部のための情報交換ドメインの大きく2つで構成します［図１参照］。
その上で、WordPressの基本編集機能として、「投稿ページ」は情報が刻々と変化するコミュニケーション用や記述報告用、「固定ページ」は情報閲覧用に配置します。サイトの構成は流行りの縦読み型ではなく、「機能」に応じてページを分けるのがよいでしょう。
全従業員向けと本部メンバー向けの２重構造で
全従業員が閲覧できるドメインのメニュー構成は
①最新NEWSがメインのトップページ
②社内の被災情報および被災状況の報告記入ができるページ
③リアルタイムのチャットができるページ
④安否確認報告ができるページ
⑤問い合わせページ
などとします。MS 365 では、チャットはTeams上で実施します。
もう一つの対策本部内のコミュニケーション用ドメインですが、ここでは対策本部内の機密情報のやり取りが行われる可能性があるため、パスワードで対策本部内メンバーだけ、あるいはグループメンバーだけがアクセスできるようにします。この辺りは、社内セキュリティーが担保できるMS 365の方が構成し易いかもしれません。
ここでは
①トップページに各作業グループで収集した情報掲出
②社内外の主要連絡先一覧
③各作業グループ内のLINEのようなメッセージ交換ページ
④備蓄品一覧のページ
⑤マニュアルや手順書などすぐに見たいドキュメントをアーカイブしておくページ
などを設置します。もちろん、常用している他のツールで機能するものがあれば、それを活用してください。
3.複合災害対策ポータルサイトの効果
経営陣はいちいちグループリーダーや事務局に電話せず、ここのトップページの掲示板を見れば、最新の各グループの報告内容が閲覧でき、そこにコメントや指示を出すこともできます。
災害有事に、経営陣は特に「正常性バイアス」（※）に陥りがちです。手持ちぶさたのあまり、事務局や作業グループの邪魔をすることが少なくありません。そのため、このような災害ポータルを利用したコラボレーションベースの作業形態は、作業者にとってやり易い環境になると思います。
※「正常性バイアス」：災害有事などで静的なパニックになっていることを悟られたくないために、自分自身を落ち着かせるためだけに大丈夫だと他に言ったり、状況を過小評価してしまう精神的な状況
コラボ型コミュニケーションの基本はチャット
コラボレーションにおけるコミュニケーションの基本は、実はチャットです。チャットや各グループのLINE様のコミュニケーションは、リアルタイムでのお喋りのイメージがありますが、メールのように見る時間をそれぞれがコントロールし、コミュニケーションしていきます。
相手にすぐに仕事を放り投げたいタイプの上司は、電話のようにリアルタイムの応答ではないため、イライラするかもしれません！ジョブ型コラボレーションでは、極力電話をしないことがルールです。
災害用ポータルサイトをうまく使える前提条件には、情報管理を行う上で、対策本部事務局が設計するポータルサイトの構造が使いやすいこと、情報が見やすいこと、対策本部メンバー全員がジョブ型コラボレーションという作業形態を理解していること、があげられます。
一般のウェブとは違い、デザイン性ではなく、見易さ、使い易さ、経営者目線で必要な情報が見易く整理されていること、最新の情報であることを示す更新時間を必ず表示することなど、使い勝手のよい情報サイトが理想的です。ただ、このようなサイトは使っているうちにどんどん改善できます。
最初から100点を目指さず、改良を前提に、まずは災害情報を共有できる70点の「箱」をつくってみましょう！
