1.危機管理チームの悩み
筆者は危機管理コンサルタントとして、クライアント企業のBCPに関わる対応策と、それらを記述した危機管理規程、初動マニュアル、BCPマニュアル、BCP訓練計画書、IT-BCP計画書、各種手順書などのドキュメントを整備するお手伝いをしています。
またそれとは別に、BCPセミナーやBCP監査セミナーを不定期に開催しています。そこで参加者の方々から、必ずといっていいほど、次のような質問をいただきます。
「マニュアルを策定し訓練も行っているが、マニュアルが全て頭に入っているわけではないので、実際の本番で、マニュアル通りに動けるのか。手順の進行を含めて、不安な状況を打破するにはどうしたらよいか？」
「マニュアルはあるけれど、担当部門がマニュアルに沿った動きができるかどうか。またマニュアルにはなくとも、その場に応じた臨機応変な行動ができるかを、監査的に見定めるためにはどうすればよいか？」
2. BCP 訓練は個人のスキルをアップさせない？
ほとんどの企業の経営陣は、毎年行うBCP訓練を通して一連の手順をシミュレートすることで、対策本部事務局をはじめとした作業メンバーに対し、初動時やBCPフェーズ開始時の全体の流れをマニュアルに沿ってつかんでもらえるだろうと期待しているわけです。
一方でBCP 訓練の効果に対して担当者の不安が巻き起こるのは、部門としての行動は理解できても、担当者自身、危機担当スキルの不足と責任感というプレッシャーに苛まれているからだと想像されます。
確かにBCP訓練では、あらかじめつくったシナリオや訓練アクション、報告内容を読み合わせることが多いため、各組織として災害時の状況を想像したり、マニュアルの不足を感じたりすることはできても、担当者自身は個人の能力を強化する機会になっていないと感じるのでしょう。
3. モックディザスタ訓練の方法と効果
実は、この部分に焦点をあてた訓練があります。いわゆるモックディザスタ訓練と称されるもので、通常は災害時にある状況に置かれた際、どのように行動するかを各自が考え模擬的に体感するものが多いように思われます。
例えば大企業では、かなり大勢（100人規模）が一つの会議室に集められ、ファシリテータからある災害状況を初見で伝えられて、直後、参加者自身がいわれた状況を想像し、かつどのような行動をするかを考え、その参加者の一部の発言に対してファシリテータがコメントすることで、全参加者がなんらかの気付きを得るような内容になることがあります。
これらは一般的に、従業員に対する危機管理の意識向上を図るために行われます。ただ、事務局である危機管理担当者が初動およびBCPフェーズでのモックディザスタ訓練をすることはまれです。
前述した危機管理担当者の不安を少しでも払拭させ、スキルアップさせるためには、少人数、例えば事務局担当者数名だけといった小規模なモックディザスタ訓練が効果的です。事務局担当者向けのモックディザスタ訓練の例として、発災直後、一般従業員と同じ行動をするところからスタートします。
初めて行うモックディザスタ訓練では、事務局メンバーは自分自身よりも組織的行動を優先するのだという頭になりがちなため、初動はとにかく「自助」だという基本行動の確認から行うべきでしょう。
次のページで訓練の手順を簡単にご説明します。
BCP事務局向けモックディザスタ訓練の進め方
2023年6月11日12時40分、東京湾北部を震源とする首都直下地震（M7.3）が発生、都内最大震度7、事務局担当者のオフィス周辺も震度6強の揺れ。
①ファシリテータによる問いかけ：この状況において、各プレーヤーはどのような行動をしますか？ 何が見えていますか？
②各プレーヤーそれぞれに対し、この時間はどのような労務状況なのか、発災に接し、どのように動くのか、何が見えているのかなどを発言してもらう。
③ファシリテータは、それぞれの発言内容に沿って「自助（直ぐに机の下に隠れる）」の重要性と意味を伝える。
①ファシリテータによる問いかけ：この状況において、各プレーヤーは、どのような行動をしますか？ 何が見えていますか？
②各プレーヤーにそれぞれに対し、この状況では、どのように動くのか、何が見えているかを発言してもらう。
③ファシリテータは、それぞれの発言内容に沿って「複数の同じ立場の人が助かる行動（例えば避難路の確保のために会議室のドアを開ける、安全な避難スペースに退避する等）」の重要性と意味を伝える。
①ファシリテータによる問いかけ：この状況において、各プレーヤーは、どのような行動をしますか？ 何が見えていますか？
②各プレーヤーそれぞれに対し、この状況では、どのように動くのか、何が見えているかを発言してもらう。
③ファシリテータは、それぞれの発言内容に沿って「ケガ人を助ける行動」の重要性と意味を伝える。
①ファシリテータによる問いかけ：この状況において、各プレーヤーは、どのような行動をしますか？ 何が見えていますか？
②各プレーヤーそれぞれに対し、この状況では、どのように動くのか、何が見えているかを発言してもらう。
③ファシリテータは、それぞれの発言内容に沿って「家族や会社組織に対して安否を確認すること」の重要性と意味を伝える。
①ファシリテータによる問いかけ：この状況において、各プレーヤーは、どのような行動をしますか？ 何が見えていますか？
②各プレーヤーそれぞれに対し、この状況では、どのように動くのか、何が見えているかを発言してもらう。
③ファシリテータは、それぞれの発言内容に沿って「事務局としての組織的行動（例. 対策本部の設置と帰宅困難者対応等）をすること」の重要性と意味を伝え、各プレーヤーおよびファシリテータによって、ここでの行動指針、行動内容などをテーマとしてディスカッションを行い、何らかの気付きを得る。
これら一連のＱ＆Ａの背景には、その企業や組織が置かれている拠点の地政学的なリスク、防災上の揺れ易さや液状化の有無、津波の危険性の有無などを背景に、それぞれ内容が大きく異なると考えられます。
ここでの事務局メンバーに対するモックディザスタ訓練の本来の意図としては、訓練状況 1～4まではリスクに対応した基本行動の確認、訓練状況-5ではじめてBCP事務局組織の一員として何をするかという点を、それぞれ危機管理対応のスキルとして高めることを目的としています。
このような流れは、初動フェーズばかりでなく、BCPフェーズのシナリオをつくり、同様の行動に対する確認を行い、都度ディスカッションすることで、BCP行動の精度やスキルが上がっていくものと期待されます。
4. ChatGPTとモックディザスタ訓練のBCP的期待
一方、今流行りの「ChatGPT」。自分たちのスキルを補完してもらおう、あるいはBCPマニュアルをつくってもらおう、対応策を考えてもらおうという担当者もいるかもしれません。
筆者がいくつか試したレベルでは、ごく普通のことを答えるという印象であり、もっともらしいドキュメントが出力されるとしても、企業文化を背景とした危機管理対応策を考え、それに応じたドキュメントを策定するツールとしては、聞く側にこのツールの本質を理解して情報を与える能力がないと、BCPを補完するにはほど遠い印象です。
本来、AI の使い方は、予測モデルとして時間と労力をかければ既知の結果が導き出せるだろう事象に対して、判断スピードを速めたり精度を高めたりする際に、判断者のアドバイザリーとして利用するか、まったく思いもよらない未知の方向性を示してもらう、いわゆるマイニングのどちらかであり、ChatGPTが前者である限り、上質な回答を得るためにはそれなりのデータセットを与えてあげることが必要です。
そのためまずは、尋ねる側が AI 対応スキルを上げる必要がありそうです。さらに企業の機密情報である危機管理関連の情報をパブリックなツールにアップすること自体、問題視する企業も多いと思います。
その意味で、小規模モックディザスタ訓練はアナログではあるものの、複数の拠点や組織が集合して行う通常のBCP訓練と異なり、ファシリテータがサポートしながらBCP 事務局や他の作業チームの個人のスキルアップにフォーカスして貢献するものです。ぜひ多くの企業や組織も、それぞれの事情に応じたテーマを考え、訓練として採用していただきたいと思います。
