■参集の是非を決める判断基準とは？
多かれ少なかれ、BCP会議に参加するメンバーの中には次のように勘違いしている人も少なくない。「もし自分が緊急対策本部メンバーに指名されたら、不測の事態が起こればどこで何をしていようと、有無を言わせず会社に駆けつけることになるのだろう。気が重いなあ…」と。
災害は就業時間中に起こるとは限らない。自然災害などはだれもいない夜間や週末に起こるかもしれないから、スムーズに集まれるように前もって参集のルールを決め、全員で共有しておくことが肝要である。これが原則である。とは言っても、災害が起こったら是が非でも参集せよなどとBCPのガイドラインに書いてあるわけではない。社長の一存で決めるのもよくない。この部分についてはBCP会議メンバー全員で望ましい「落とし所」を探ろう。中小零細企業のBCPでは、例えば次のような考え方ができるだろう（この考え方がベター／ベストであるという意味ではない）。
・就業時間中に震度５強以上の大地震等が発生したら、各自家族の安否を確認の上、問題なければ直ちに会議室に自主参集する。
・在宅・出張中の場合は、各自（家族も含む）の安全を最優先し、道路状況や通勤手段を確認の上、可能な者は就業時間内に出社する。
■対策本部の設置・運営拠点
緊急対策本部はどこに立ち上げればよいか。緊急事態が起こったときは、あらかじめ決められた場所に全員集合しなければならない。一般的には社内の会議室などが当てられるが、運が悪ければ予定していた部屋が被災して使えず、緊急対策本部の活動ができなくなる恐れもある。
よってBCPでは、本来の緊急対策本部の設置場所とは別に第2の場所を決めておくのが望ましい。複合ビルや工場を所有する大きな会社では、場所選びには事欠かない。建物Aが被災したら建物Bや建物Cの従業員娯楽室や食堂を使う、といったことでもよい。ただし同時に被災しないこと、なるべく電気やインターネットが使えて、ある程度落ち着いて活動できる場所を選定したい。
第2の候補地として、近隣のホテルの会議室や工業団地内の集会場などを指定する企業もある。が、このような商用および公共性の高い施設は、緊急時にはそれ相応の役割を担うことが多く、受け入れできないことも考えられるため候補から外したほうが無難である。
緊急対策本部設置の目的は一日も早く被災したオフィスや工場を復旧して業務を再開することである。その点を考えると、事業拠点からあまりに遠く離れていて通うのが困難な場所は、避けた方がよい。小規模な会社では、もし会社が被災して立入りできない場合は社長や専務の自宅を臨時の対策本部にするというケースもある。東日本大震災で本社建物が被災した仙台のある建設会社の場合、駐車場に仮設テントを張ってそこを緊急対策本部として活用したという。
■対策本部運営に不可欠な情報アイテム
BCPにおける対策本部の活動の要は、突き詰めれば「情報力」にある。つまり「意思決定に必要な情報をコンスタントに集める」とともに、「事業を取り巻く利害関係者に向けて適切な情報をタイムリーに発信する」という双方向の活動が中心となる。東日本大震災や熊本地震のとき、混乱やパニックに陥った現地の企業が「想定外の事態が起こってうまく動けなかった」と述べている。そうした事態の背景には、情報不足や情報の錯綜、情報伝達の遅れなど、一言で言えば情報の取扱いが後手に回ってしまっことも原因としてあっただろう。
では迅速に情報を収集し、発信する手段として、対策本部はどのようなツールを整えておけばよいのだろうか。一方的に情報を受発信する、双方向でコミュニケートする、全員で共有するなど、チャネルや用途はさまざまだが、身近なものでは次のアイテムが考えられる。
まず、オーソドックスなものとして携帯電話／スマートフォン、ポータブルラジオ。電気やインターネットが使えればノートPCが有力なツールであることは言うまでもない。メールやSNS（フェイスブック、ツイッター）、自社ホームページの更新（復旧状況など）、スカイプなどによる簡易なテレビ会議も期待できる。また、収集した情報を補完的に整理したり、共有するためのアイテムとして、ホワイトボード、付せん、紙、ペンなども必須である。製造業や運輸業などでは自家発電機が倉庫でホコリをかぶっている会社も少なくない。非常時に備えていつでも使えるようにメンテナンスしておきたいものである。
情報ツール以外にも対策本部運営に不可欠な備蓄アイテムはいろいろある。対策本部のスタッフが泊まり込む場合に備えて、仮眠スペースと食料（弁当や非常時備蓄による補完）を確保する、毛布やシュラフ（寝袋）を用意するといったことだが、これらについては別の機会に詳しく述べる。
（了）
