1.災害対策本部の組織構成と役割
首都直下地震や南海トラフ地震のような巨大地震を想定したBCPでは、通常、災害対策本部の行動計画を「初動フェーズ」と「BCP（復旧）フェーズ」に分け、それぞれで組織構成を変えて対応します。
各フェーズに対応したより実効性のあるグループ編成として、まず「初動フェーズ」の3日間（※）は内向き対応、つまり従業員の生命第一、負傷者の救援救護、安否確認、帰宅困難者対応、社内の施設被災の状況把握に主眼を置きます。4日目（※）以降の「BCPフェーズ」は外向き対応として、主要な顧客や取引先、市場動向、競合動向の情報収集のために、事業部や営業部が中心となってより事業継続に軸足をおいた行動をとります。
（※ここでいう初動3日間、4日目というのは仮想の設定です）
一般に災害対策本部のメンバー構成は「経営陣」と、実質的な作業を行う「実行メンバー（管理職を含む）」となります。
後者の実行メンバーは年に1度程度、事前に策定された行動計画をもとに対策本部（BCP）訓練を行います。これにより各グループの行動は熟達し、初動フェーズ、BCP（復旧）フェーズともに、行動内容は洗練されていくことになります。
しかし、この訓練で現実と乖離している部分が2点あります。
一つは、訓練に担当役員（対策本部長の社長を含む）以外の経営陣が参加しないこと。忙しい担当外の役員・取締役が数時間かかる訓練に参加することはほぼありません。
もう一つは、もちろん訓練という限られた時間内で検証できるはずもないことですが、対策本部の（経営陣以外の）実行メンバーの肉体的、精神的、頭脳的な体力、持久力が持つのかという問題です。
私たちのような危機管理コンサルタントがサポートするBCP訓練では、計画通り、時間通りに訓練を実施し、そのなかで気付いた点や反省した点を、危機管理マニュアルや次回の訓練にフィードバックします。それは非常に意味のあることですが、訓練は3時間もすれば終了し、実行メンバーはまた日常に戻ります。
訓練に参加したメンバーの多くは、現行の体制や枠組みで災害を乗り越えられるという自信を持ち、後日、危機管理委員会で報告を受けた役員・取締役の方々も実行メンバーの訓練に安心感を覚えるでしょう。
しかし、現実はどうでしょうか。
2.まずは災害対策本部の組織構成見直しを
首都直下地震が起こった東京都内は震度6強、ところによっては震度7と、東日本大震災よりはるかに大きな揺れが発生し、停電が続くことが予想されます。発災直後から少なくとも1～2週間、会社にほとんど寝泊り状態になることを考えれば、対策本部のエンジンとなる実行メンバーの肉体的、精神的な疲弊が容易に想像されます。
また初動フェーズにおける経営陣の役割は、収集された情報をまず把握することです。しかしながら、訓練に参加していない役員たちは手持ち無沙汰になり、より最新の情報を求めんがため、あるいは自らの存在価値を示さんがために、無理難題をいって実行メンバーの足を引っ張るかもしれません。
特に3日目以降からは、過去に体験してこなかった景色を対策本部の全員が見ることになるわけです。コロナ禍と同様、非現実の連続と終わりの見えない圧迫感を受け続けます。
こうした肉体的な体力・持久力、精神的なストレスを打開するため、まず行うべきは災害対策本部編成の見直しです。私の提案は「初動チーム」とそれを引き継ぐ「初動セカンドチーム」、「BCPチーム」と「BCPセカンドチーム」の交代編成です。それぞれ実働2日間の交代制で運用します。
発災直後、初動チームは「初動行動計画」をもとに整然と行動し、3日目から初動セカンドチームに引き継ぎます。初動チームは情報収集作業に時間を割きますが、初動セカンドチームはその情報の整理を主眼とし、かつBCPチームへの引き継ぎを意識して事業復旧に役立つ情報収集や整理を行います。
5日目からはBCPチームが引き継ぎます。BCPチームはやはりBCP活動を中心とし、7日目からはBCPセカンドチームが引き継ぐという流れです。
またBCPフェーズに入っても、初動チームと初動セカンドチームは継続して必要な社内作業のサポート（安否確認の継続や被災従業員家族へのフォローなど）にまわり、状況に応じて交代制を維持します。
日本の労働基準法及び労働契約法において、災害発生の際、一般従業員に業務分掌以外の臨時の仕事をしてもらうことは基本的に問題ありません。しかし、対策本部の仕事はボランティアではありません。役員・取締役以外の一般従業員に対しては、安全配慮義務が会社にあります。その意味でもこの交代制の意義は大きく、さらにいえば、それを支える「マニュアル策定」と「訓練」実施が必要です。
3.支援システムで情報共有・活用を劇的に高める
もう一つの提案は、対策本部組織が交代制になることで情報交換の重要性が増すため、それをスムーズに行うための支援システムです。いわば対策本部内の各チームと経営陣の「情報共有システム」ですが、従業員への情報提供掲示板の機能も含まれます。
例えば、マイクロソフトのMS 365を導入している企業であればTeamsを活用することができますが、最も手っ取り早いのは、災害に強いクラウドのサーバー上で構築するウェブアプリケーションとしての災害対策本部ポータルです。
ポータルの機能には、各チームが収集した最新の情報を掲載するトップページのほか、従業員や役員の安否情報、チャットによるリアルタイムの相談窓口、危機管理マニュアルや手順書のアーカイブ、パスワードが施されたBCPチームの情報ページなどが含まれます。
初動チームはこのポータルにとにかく情報をアップし、安否確認などはデータベース化。必要かつ重要な情報のエスカレーション用レポートもこのポータルにアップし、経営陣に災害リスクのポートフォリオとして把握してもらいます。初動セカンドチームも同様ですが、社内のQ＆Aへの対応（チャット）が多くなるかもしれません。
BCPチームがアップする情報は顧客や取引先の機密情報が含まれる可能性もあります。そのためBCPチームの運用ページはパスワードを設定し、機密扱いのポータルとしてアクセス権限を限定した上で、独自のデータベースによる情報集積が求められるかもしれません。BCPチームやBCPセカンドチームは顧客や取引先の状況をデータベース化する作業が中心になるでしょう。
このようなポータルを堅牢なクラウドのデータセンターで構築しておけば、オフィスが停電状態でも、スマートフォンやタブレットで運用することができます。それは実行メンバーの頭脳の役割も担うため、疲労度の軽減にもつながります。
また対策本部が実施する行動計画をあらかじめシステムに覚え込ませておき、リマインダー機能としてメンバーのスマートフォンにタイミングを見てメッセージを自動送信するような仕組みをつくることも可能です。
例えば発災直後にボタンを押せば、そこからの時間経過に応じて、メンバーに対して「○○○の作業は実施しましたか？」といった問い掛けをリマインドしてもらうことができ、抜けのない運用が可能となります。
コロナ禍においては、このような極力ヒトが介しない仕組みを導入することが求められるでしょう。ニューノーマル時代のBCPは、組織としてヒトをかけるところと、システム化して省力化するところの見極めとバランスが重要です。
現在の災害対策本部の組織構成を再検討し、編成について安全配慮を念頭に見直すとともに、災害対策本部の仕事、特にコミュニケーションの部分をシステム化する。この2点の検討がコロナ禍で機能する対策本部のカギだと考えています。
