ウェブ会議は、これまでも多くのオフィスで使われていましたが、新型コロナウイルス感染症が流行した結果、より多くの企業で導入されています。また、ウェブ会議は従来、働き方改革の一環として取り入れられてきましたが、今では、感染防止対策の観点から導入されることが増え、遠距離の顧客との会議ではウェブ会議がデフォルトとなりつつあります。
ただ、ウェブ会議システムが一般化し、多くの人が使うことで、そのメリットだけではなく、デメリットも見えてきました。これからの「ニューノーマル（新たな常態）」において、ウェブ会議を効果的に使い続けるためには、できる範囲でデメリットを解消し、メリットを生かすことが求められます。
今回は、ウェブ会議の運用について考えます。
1.ウェブ会議とは
ウェブ会議は、音声通話やビデオ通話によるコミュニケーションによって、会議や商談を行うことです。
現在、一般的に使われているウェブ会議システムでは、会議の主催者が招待メールを送るなど簡易な手順で会議を始めることができます。また、ウェブ会議のための専用の機材は必要なく、パソコンとそれに内蔵されたマイク・スピーカー・カメラがあれば利用可能です。
ただし、多くの人が一つの会議室から参加するような場合は、人数と部屋の広さに応じたマイクやスピーカーを準備することが必要となります。さらに、多くのウェブ会議システムでは音声やビデオ通話に加えて、パソコン画面の共有や、文字によるチャットなどの機能も使えます。
2.ウェブ会議（オンライン）の特徴
新型コロナウイルス感染症の流行が続く中、今後もウェブ会議を継続して使うことになりますから、その特徴を踏まえて活用することが重要です。
（1）ウェブ会議のメリット
①接触回避が可能
新型コロナウイルス感染症が流行する中で、多くの企業がウェブ会議を導入した主な理由が、会議参加者がお互いに会う必要がない、つまり接触回避が可能となることです。
②場所を移動する必要がなく日程調整が容易
ウェブ会議では、それぞれが自社のオフィス、あるいは自宅などから参加できますから、リアル会議（オフライン）のように開催場所に移動する必要がありません。そのため、ウェブ会議に参加する場合は、実際の会議時間より長い時間を確保する必要がなく、柔軟な日程調整が可能です。
また、移動時間を考慮する必要がありませんから、会議の直前・直後に別の予定を組み入れることもできます。
③録画が可能
ウェブ会議そのものを録画することも可能ですから、議事録の作成が容易になるとともに、お互いに「言った」「言わない」でトラブルになることを避けることができます。ただ、録画にあたっては、録画することを事前に、お互いに確認しておくことが望ましいでしょう。
（2）ウェブ会議のデメリット
①相手側の雰囲気が伝わりにくい
ウェブ会議では、あくまでインターネットを通じての画像・音声で伝わる情報がすべてですから、リアル会議で得られる生の緊張感や雰囲気は伝わりにくくなります。特に、初対面の顧客など、相手の性格や人柄などが分からない場合は、その傾向が顕著となります。
すべての会議をウェブ会議に置き換えるのではなく、価格交渉など重要な会議については、感染防止対策を的確に講じつつ、リアル会議の開催を検討することも必要でしょう。
②ITリテラシーやインターネット環境が会議の成否を左右する
ウェブ会議で参加者は、実際には対面していません。そこでウェブ会議では、リアル会議でできていることを、ウェブ会議システムの機能で補って実現する必要があります。
例えば、資料を見せながら説明をする必要があれば、パソコン画面を共有する、また会議の進行に関して事務局同士で打ち合わせが必要ならば、テキストチャット機能を使うことなどが求められます。
さらに、ウェブ会議の中で、グループを分けて議論する、分科会を行うなどの場合は、グループを分割して話し合う機能を使うことになりますが、そのような場合も事務局が、その機能を円滑に使えることが必須です。
また、接続が不安定であったり、画質や音質が適切なレベルに達していなかったりすると、的確なコミュニケーションが難しくなります。十分なインターネット環境を整備するなどの事前準備も重要です。
③「プラス・アルファのコミュニケーション」が難しい
ウェブ会議は基本的に「時間通りに始まり、時間通り終わる」ことを前提としています。
一方、リアル会議では、参加者が開始時刻より早めに集まり、会議がスタートするまでの間、参加者同士でカジュアルな会話をする、また会議終了後でも、会議内容の確認や次回に向けての下打ち合わせなど「プラス・アルファのコミュニケーション」があり、会議の幅が広がります。
ウェブ会議の場合でも、会議開始時刻より早めにウェブ会議室に入室できるようにする、また会議終了後も、ウェブ会議室をしばらくオープンして、希望するメンバー同士の会話を可能とする対応で「プラス・アルファのコミュニケーション」を確保することも考えられます。
