テレワークの成否に関わるペーパーレス化の問題（写真：写真AC）

人との接触機会を減らす感染防止対策としてテレワークを取り入れてみたものの、うまくいかなかった企業の中に「自社のペーパーレス化が進んでいなかったこと」を理由にあげるところが多くあります。

ペーパーレス化では、さまざまな書類を電子化して、それらのデータをオンラインで管理することから、従業員は自宅からでも時間の制限なくアクセスできるようになります。今回は、テレワークを円滑に行うための重要な前提条件となるペーパーレス化について考えます。

1.これまでのペーパーレス化

ペーパーレス化は多くの場合、テレワークの導入と関連づけて話題となりますが、実はテレワーク以前からさまざまな理由で導入が進んでいました。

紙媒体には保管場所、整理の手間、処分コストなど管理面の問題が（写真：写真AC）

一つは、業務効率化の観点です。ペーパーレス化が行われていないと、膨大な量の紙媒体をファイルする作業、また必要な資料を探す作業、そして使い終わった後に元の場所に戻す作業などが発生します。さらに、紙の資料の保存期限が切れた場合にも、情報セキュリティーの観点からシュレッダーなどを使い廃棄処分をすることが必要です。

ペーパーレス化を導入すれば、大量の電子データをサーバーに格納することができ、その結果、キーワードによる検索が可能となるなど、紙媒体資料の時代には必要であった管理時間を大きく減らせます。また、環境への配慮やエコ意識からペーパーレス化を進めた企業もありました。

具体的には、会議資料をPDFの形で配布する、受信したファクシミリは直接パソコンに保存するなどの対応によって紙の使用量を減らすことは、森林保護にもつながり、企業のSDGs（持続可能な開発目標）への取り組み（「目標15　森の豊かさも守ろう」）にも貢献できます。

2.ペーパーレス化に踏み切れなかった企業の背景

ペーパーレス化の導入で業務効率化が図れるとわかっていても踏み切れず、その結果、テレワークの継続が難しくなっている企業もみられます。ペーパーレス化の導入を難しいと判断する背景には、次のようなことが考えられます。

（1）法律で「書面」で保存するまたは交付するなどの規定がある

紙での保存が義務化の場合も（写真：写真AC）

法律に加え、関係する省令やガイドラインなどで「書面」で保存、または交付することが求められている場合はペーパーレス化ができません。現状では、宅建業法における重要事項説明書や賃貸契約書がこれに該当します。

（2）ペーパーレス化のシステム導入にあたってのコストが大きい

社内の書類や資料がすべて紙媒体である場合、それらを一度に電子媒体に置き換える費用が必要であるとともに、導入以降についても、電子データベースで情報共有から申請・決裁に至るまでの業務を行うためのシステム構築に費用がかかります。

また、これまで使っていたIT機器類も、ペーパーレス化に向けて大量の電子データを保存できるサーバーや、それに対応できる通信機器に更新するなど、社内ITに関するハードの整備が求められます。

（3）従業員の理解が得られない

紙での保存に慣れている場合も（写真：写真AC）

法律上の制約がない場合でも、従業員のペーパーレス化に対する理解が得られないケースが考えられます。紙媒体での業務に慣れていることから、紙の書類で仕事をしたい、パソコンのディスプレイ画面が小さく文字が読みづらいなど、ペーパーレス化への反対意見にも一定の配慮が必要です。

 

3.ペーパーレス化の段階的導入

（1）法律の規定は遵守しつつ今後の動きに備える

現在の法律で「書面」で保存する、または交付するなどの規定がある場合は、それに従う必要があります。

社内手続きなど部分的にペーパーレス化していくことも可能（写真：写真AC）

ただ、国はe-文書法や電子帳簿保存法により、企業が扱う文書のペーパーレス化を後押ししていますから、今後の動向を注視して、的確に対応することを検討します。また、現状でもe-文書法の要件を満たすことで電子化が可能となる場合もありますから、それに該当するものがないか確認することも必要です。

また、顧客から紙ベースで書類の提出を求められている場合でも、内容の確認や修正作業、それにともなう社内での打ち合わせなどを電子媒体で進めることは可能です。すべてを一度にペーパーレス化できない場合は、部分的にペーパーレス化することで業務の効率化を図ります。

（2）見えないコストも含めて検討する

ペーパーレス化にあたっては、電子データベースで業務を行うためのシステム構築と、それに対応できるハードを整備する費用が必要です。

業務効率化によるコストメリットも比較（写真：写真AC）

この費用を、ペーパーレス化導入以前に必要であった費用と比較することになりますが、紙媒体時代の費用は印刷代だけではありません。紙の書類であれば、社内での受け渡しやその内容の確認作業、また顧客への送付作業などに必要な人件費などが考えられます。また紙ベースで情報が移動することで時間がかかり、その間、業務が停止するなど負の側面もあります。

紙ベース時代のコストについては、印刷代、電気代などの見えるコストだけではなく、ペーパーレス化しないことによって発生していた業務コストや負の側面も含めて比較することがポイントです。

ペーパーレス化によって確かに導入費用はかかりますが、将来的に得られる業務効率化などのメリットも見逃さないようにしましょう。

（3）ペーパーレス化に対する社内周知のポイント

まず、ペーパーレス化の必要性と、そこから得られるメリットについて、経営層に理解してもらうことが重要です。特に感染防止対策としてのテレワークを支える要素として、ペーパーレス化が必須であることを経営層に説明し、その認識を深めてもらうことが求められます。

また従業員に対しても、ペーパーレス化を導入する目的やメリットを繰り返し、そして丁寧に説明することが重要です。あわせて、社内の業務手順が変わる点については、研修会などを実施し、従業員の抵抗感をなくすことも忘れてはなりません。