第2回 クラウドサービス導入下における労務リスクマネジメント

編集部注：「リスク対策.com」本誌2014年7月25日号（Vol.44）掲載の連載を、Web記事として再掲したものです。（2016年5月20日）

「2009年はクラウド元年」と言われたように、クラウドコンピューティングは、日本では2009年頃から少しずつ広がりをみせ、近時ではクラウドコンピューティング事業者が、法人向け・個人向けに様々なクラウドサービスを提供しています。

総務省が行っている平成24年度通信利用動向調査によれば、国内においてクラウドサービスを利用していると回答した企業の割合は28.2％、資本金50億円以上の企業では52.8％となっています。 

そこで、本稿では、クラウドコンピューティングやクラウドサービスの具体的内容、クラウドサービスの導入に伴って生じうる労務問題について説明します。

1 クラウドコンピューティングとクラウドサービス 

「クラウドコンピューティング」という用語には決まった定義がなく、概ね共通している要素をまとめると、「従前手元のコンピュータの中にあったハードウエアの機能やソフトウエア・データをインターネット上のサーバ群に移行させ、それらを必要に応じて必要な分だけを利用するというコンピュータの利用形態」であると言えます。 

そして、クラウドコンピューティング事業者から提供されるサービスが「クラウドサービス」と呼ばれるもので、共有化されたコンピュータリソースについて、利用者の要求に応じて、インターネットなどのネットワークを通じて提供されます。なお、「クラウド」という言葉は、システム構築図を作成する際に、インターネットなどのネットワークを雲の図柄で表現することからきています。 

クラウドサービスとクライアントであるパソコンとの間の通信は、通常のWebサーバとWebブラウザ間で使用されている仕組みの上で行われます。従前、企業の業務システムへアクセスするためには、特別なソフトウェアの利用が必要でしたが、クラウドサービスではほとんどの場合、Webを閲覧するためのWebブラウザさえあれば、クラウドサービス上の企業の業務システムを利用することができます。このようにインターネットへの接続環境とWebブラウザ機能さえあれば、パソコン以外にもスマートフォンやタブレット端末などのデバイスを使って、どこからでも簡単にアクセスして利用できることがクラウドサービスの優れた点です。 

そして、前述の総務省の調査によると、クラウドサービスを導入している企業の導入理由として、このような「どこでもサービスを利用できるから」という理由のほかに「資産、保守体制を社内に持つ必要がないから」「初期導入コストが安価だったから」「既存システムよりもコストが安いから」などが挙げられています。 

ただ、クラウドサービスの導入は、企業に様々なメリットをもたらす一方で、情報漏えいなど、セキュリティ面で不安があることも否定できません。

2 クラウドサービス導入に当たっての留意点 
クラウドサービスの導入に関しては、中小企業向けのものですが、独立行政法人情報処理推進機構セキュリティセンター（IPA）が「クラウドサービス安全利用のすすめ」を作成し、注意点などをわかりやすく示しています。 

また、経済産業省では、「2013年度版クラウドサービス利用のための情報セキュリティマネジメントガイドライン（改訂版）」および「クラウドセキュリティガイドライン活用ガイドブック」を公表しています。このガイドラインでは、クラウド利用者がクラウドサービスを利用する際に、情報セキュリティ確保のために、クラウド利用者自らが行うべきことと、クラウド事業者に対して求める必要のあることがまとめられています。企業は、クラウドサービスの導入により、これまでになかった情報セキュリティ上の問題が発生しうることを認識したうえで、事前の対策を講じることが求められます。ガイドライン中の「人的資源のセキュリティ」では、雇用前、雇用期間中、および雇用の終了または変更の際の課題と管理策などについて触れていますので、総務･人事部門としては、これらを参考にして、クラウドサービス利用規程の策定や、情報セキュリティに関する社内規程の見直しを行うことが必要とされます。

3 クラウドサービス利用下における労務リスク 
クラウドサービスを導入した企業では、これまでにはなかったさまざまな労務トラブルも発生しています。 

例えば、勤怠管理システムにクラウドサービスを利用している企業では、従業員がクラウドサービス上の勤怠管理システムにスマートフォンやタブレット端末を使って社外からアクセスし、勤怠データに関して不正な入力を行ったり、勤怠データを勝手に書き換えてしまうといった不正入力・修正の問題が生じています。 

また、退職社員に関して、退職後においても、クラウド上のシステムにアクセス可能な状態のままになっていたために、不正にアクセスされ、機密情報を持ち出されてしまったという秘密保持義務違反のケースも発生しています。 

さらに、最近では個人向けのクラウドサービスも増えており、GoogleのGmailやMicrosoftのHotmailなどの「ウェブメールサービス」が普及していますが、ウェブメールサービスの利用に関しては、競業他社へ転職しようとしている在職社員が就業時間中に、転職先の競業他社と連絡をとっていたり、社内の機密データをメールに添付して社外に持ち出したり、また、職場の同僚に対して一緒に独立しようなどと話を持ち掛け、就業時間中に退職後の起業計画に関する相談をメールで日常的に行っていたというようなトラブルも発生しています。社内においてこうした秘密保持義務違反行為や、競業避止義務違反・誠実義務違反などの不正行為がウェブメールサービスを利用して行われた場合、証拠収集に関する問題が生じることになります。

4 クラウドサービス利用下における証拠収集の問題 
機密情報の持ち出しなどの不正行為は、電子メールに機密情報のファイルを添付して送信する方法によることが多いのですが、メーラーを利用して送信した電子メールであれば、電子メールが削除されても、デジタルフォレンジック（コンピュータに関する犯罪や法的紛争が生じた際に、原因究明などに必要な機器や電子的記録を収集・分析する手段や技術）により、削除されたデータを発見して復旧し、不正行為の証拠とすることができます。 しかしながら、機密情報ファイルをウェブメールサービスを利用して送信した場合は、企業のパソコンにウェブメールサービスの使用の痕跡は残っても、証拠となるメールデータ自体が残されているケースが少ないという状況が発生しています。 

また、機密情報のデータが企業のサーバから社員個人が利用しているクラウドサービス上に動かされてしまうと、個人向けクラウドサービスのインターネットサイトの閲覧履歴などの痕跡は残るものの、さまざまな複合的な調査が必要とされ、不正行為の証拠収集は困難になってしまいます。クラウドサービス提供事業者のサーバ内にある電子メールなどのデータを入手することも考えられますが、そのクラウドのサーバの所在が日本国内か海外かも分からず、提供事業者が海外の企業ということもあるために、実際に証拠を収集することは、極めて困難です。

5 個人向けクラウドサービスの利用規制 
不正行為の防止、また、証拠の収集の困難さを考慮すれば、社内での個人向けクラウドサービスの利用を制限することが考えられます。利用制限には、2つの方法があります。1つは、社内のパソコンにおいて個人向けクラウドサービスの利用について技術的に利用制限・アクセス制限をかけることです。2つ目は、「個人向けクラウドサービス利用規程」を策定して社員に遵守させることです。ただ、個人向けクラウドサービスの利用は、まだ始まったばかりですので、利用規程を定めていない企業が多いように思われます。 

個人向けクラウドサービスに対する技術的な利用制限・アクセス制限がかけられていない状況であれば、早急に個人向けクラウドサービス利用規程を策定すること、あるいは、従前の情報管理規程などにクラウドサービスの利用に関する規定を追加することが必要であると思われます。

6クラウドサービスを利用した在宅勤務の留意点

（1）増加傾向にある在宅勤務

在宅形式で業務に従事する労働者の数は、東日本大震災を契機として増加する傾向にあります。データ通信の高速化や通信エリアの拡大、スマートフォンやタブレット端末などの新しい情報通信機器の普及、そして企業のクラウドコンピューティング環境の整備などが進む中で、在宅勤務者の数は、今後も増えていくものと思われます。 

本来は社内で行うべき業務を自宅で遂行することを認める在宅勤務制度の導入には、社員と企業の双方にとって、メリット・デメリットがあります。企業は、これらのメリット・デメリットがあることを踏まえて、在宅勤務制度の導入を検討する必要があります。

（2）在宅勤務者の労働時間管理 
在宅勤務制度の導入に当たっては、厚生労働省の「情報通信機器を活用した在宅勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」（以下、「在宅勤務ガイドライン」といいます。に則った労務管理体制を構築することが求められます）。在宅勤務ガイドラインでは、在宅勤務（労働者が、労働時間の全部または一部について、自宅で情報通信機器を用いて行う勤務形態）の導入に際しての留意点や、在宅勤務者の労働時間の管理に関する注意点などが記載されています。 

在宅勤務者の労働時間管理については、事業場外のみなし労働時間制のほか、裁量労働制やフレックスタイム制によることが考えられます。事業場外のみなし労働時間制や裁量労働制による場合には、どの程度の時間について働いたとみなすのが適当かを判断することが必要となります。いずれの制度を導入するにしても、企業としては、日報の提出などによる本人の自己申告に基づいた労働時間管理を行うことになるため、実態を把握することが難しいという問題があります。労働時間を把握する方法としては、在宅勤務者が使用するパソコンに1日当たりの延べ利用時間に制限を設けるソフトウェアをインストールする、パソコンのログデータに基づいた報告書を作成するなどが考えられます。 

労働時間の管理は、労働災害防止の観点からも重要となることから、クラウドサービスの導入に伴って在宅勤務制度を導入するに際しては、ルールを定め、就業規則を整備しておくことが大切です。