災害対策本部ポータルはもはや必須
10月7日、千葉県北西部を震源とする大きな地震があり、東京都区内でも震度5強を観測しました。昨年から続くコロナ禍のなか、大規模地震や台風等の自然災害が発生するケースを複合災害と位置付け、BCPの見直しや訓練の展開を行う企業が多くみられます。今回の地震は、首都直下地震への備えはもちろんのこと、当面の課題となっているリモート環境下における情報共有の仕組みをあらためて考える機会となりました。
公共交通の混乱が各所で起こりましたが、大規模地震の際は感染症のまん延いかんにかかわらず、従業員が集まれない事態が容易に予想されます。その際に不可欠なのは、やはりリモート環境下における情報共有の仕組み。災害対策本部の役割の原則は情報の収集、共有、発信ですが、従来の大部屋対策本部室でのメンバーシップ作業と違い、ジョブ型としてのリモート環境では、インターネットにぶら下がっている災害ポータルサイトがやはり有用です。
これについては過去の記事（「第4回：ITをフル活用する新たな仕組みで早急に訓練を」「第5回：総務部門がつくる複合災害対策ポータルサイト」でも触れていますが、複合災害対応としてもはや必須のアイテムといえ、今回はその簡易なつくり方を再度紹介します。
内製化でつくればコストは無料
災害ポータルは、数年前までは規模の大小を問わず、危機管理セクションの方々にハードルが高いと思われがちで、導入する企業はほとんどありませんでした。それがコロナ前頃から有事における情報共有の手段として徐々に注目されはじめ、コロナ後は実際に構築されるようになってきましたが、とはいえまだほとんどの企業で採用されていないように思えます。
実は、災害ポータルは非常に簡単につくることができます。ウェブ開発の素人である私でさえ、レンタルサーバーを借り、会社のドメインのサブドメインでウェブ環境をつくり、CMS として「WordPress」のような編集が容易な仕組みを使えば、数時間で完成することが可能です。このように内製化すれば、コストはまったくかかりません。
多少のウェブの知識は必要ですが、いったんつくってしまえば、後は安否確認システムやメールなどで当該サイトのURLを伝えておけば、有事に際して「従業員用災害ポータルサイト」および対策本部にクローズした「情報交換用災害対策本部ポータルサイト」の両方を運用開始できます。
なお、災害時にも一定のセキュアな環境を維持したいと考えるならば、例えばMicrosoftの365は便利です。365ユーザーであれば、SharePoint上でチームコミュニケーションサイトの構築を選択し、下記の機能を整えれば立派な災害ポータルになります。
・イベント（同じく掲示板として、対策本部内のイベント、例えば会議や報告会など）
・ドキュメント（対策本部で利用するドキュメント、例えばBCP規程、初動マニュアル、手順書、チェックシートなど）
・時系列による初動行動表の表示
・情報取得のためのリンク（気象庁、内閣府・都道府県の防災ページ、国交省道路情報、電力会社の停電情報、携帯電話会社の通信障害情報など）
シェアポイントを使って１時間で構築
［下図］は、私が自社内の365 SharePoint上で、災害対策本部ポータルをつくってみた例です。非常に短時間、1時間ほどで完成しました。ウェブサーバーやCMSの環境設定も不要なので、思いのほか簡単にできました。
このような災害ポータルは、アクセスするチームの所属を設定することで、社員全員の情報掲示サイト、対策本部内のコミュニケーションサイトの両方を設置することができます。365として社内利用が基本ですから、原則的にセキュアな環境での運用も可能だと考えます。
平時に、このサイトを構築し、ドキュメントと外部リンクの事前アップを行っておき、有事に際しては社内メールにて当該サイトのURLを通知し、災害対策本部事務局が情報（ニュースやイベント）のアップを行う運用となります。
365では、Teamsにてメンバーとのチャットやファイル交換も容易なので、有事の際のリモートによるコミュニケーション手段にも優れています。
企業によっては、SharePointの機能を制限しているところもありますが、対策本部事務局に使用方法など、使用ポリシーを広げるかたちでぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
