テレワークを導入する企業が増え、ある程度時間が経過したことで、導入前には想定していなかった課題も見えてきました。人との接触機会を減らす感染防止対策としてテレワークを取り入れた結果、新たな課題が発生しているのであれば、そのままにしておくわけにはいきません。
今後、テレワークがニューノーマル（新しい常態）として定着すると想定されることから、これらの課題とその解決の方向性について考えます。
1.従業員のITリテラシーは個人差がある
これまでは、すべての従業員が同じオフィスの中で仕事をしていることから、それぞれの従業員のIT活用に関する理解度は、あまり問題になりませんでした。
具体的な例で考えてみましょう。社内のITシステムは常に安全な状態に保たれる必要がありますから、OSやネットワーク関連のアプリケーションのアップデートは必須です。全従業員がオフィスにいたときは、社内のIT部門の指示に基づいて、それぞれの従業員がアップデート作業を実施することになりますが、作業の途中でトラブルがあった場合でも、社内のITサポート部門やヘルプデスクに照会する、あるいは、簡単なことであれば周囲の同僚に教えてもらうことが可能でした。
しかし、テレワーク中の場合は、そのような支援を受けることができず、アップデート作業が停止するなど、生産性の低下が考えられます。
この課題に対しては、従業員のITリテラシーには差があることを前提として、リモートワークによる業務を進めることが求められます。具体的には、従業員に対するIT教育、小さな疑問についても照会できる質問窓口の設置など、リモートワークに必要なIT活用の理解度を高める取り組みが大切です。
2.業務そのものに関するコミュニケーションがとりにくい
（1）部下のジョブが明確でも上司の的確な指示は必要
メンバーシップ型雇用においても、自分が何をするべきかというジョブ（職務）の明確化が必要であることを本連載の第3回で説明しました。しかし、実際にテレワークを導入してみると、自分のジョブが明確な場合でも、個々の業務の遂行において課題が発生しています。
例えば、上司から自社製品の市場動向レポートの作成を求められた際、上司と部下が同じオフィスの中にいれば、上司が求めているレポートの全体像を対面で確認できます。具体的には、どれくらいのボリュームが必要か、形は「ワード」か「パワーポイント」か、またグラフは必要かなどを把握するとともに、もし自分にもっとよいアイデアがあれば、その場で提案することも可能です。
テレワークの場合は、上司からの指示もその多くはメールなどのコミュニケーションツールを使って伝えられますから、上司の求めていることは、そのメール文書から理解する必要があります。上司の指示内容に疑問がある場合も、対面で質問するのではなく、メールで照会することになり、返事待ちの間は業務が進められません。
この課題を解決するにあたっては、上司が指示をする場合は、成果物に関する要件、いつまでに、何を、どのような形で完成させてほしいかを的確に指示することが必須です。また部下側においても、指示内容にわからない点があれば必ず確認をすること、そして、成果物の作成途中で両者のイメージに乖離がないか、しっかりすり合わせを行うことも重要です。
（2）業務に関するちょっとしたことが聞きにくい
テレワークのもとでも、同僚と連携しつつチームで業務を進めることがあります。そのようなとき、「お互いが担当する部分の確認」や「チーム内での締め切り」など、ちょっとした質問をしたいことがあります。
ただ、それらのちょっとした質問を、メンバー間で共有しているコミュニケーションツールですることになると、ためらいが生じます。それは、オフィス内で隣の席の人に尋ねるのとは違い、コミュニケーションツールに質問内容が残ることもあり「今さらこんな質問をするのか」とか「プロジェクトのことがよくわかっていない」などと思われることを不安に感じるからです。しかし、質問したいことをそのままにしてしまうと、その後の大きなトラブルにもつながりかねません。
この課題は、一朝一夕に解決できるものではありません。もしお互いにちょっとしたことも質問しにくい状況が続けば、成果物の出来上がりが満足できるものにならない、また納期が遅れるなどの状況が発生することをメンバー全員が理解し、お互いにためらいなく質問し合える環境をつくっていくことが重要です。
そのためには、メンバー間で共有しているコミュニケーションツールを、気軽に活用できるものにすることが大切です。また、メールだけに頼らず、ウェブ会議など口頭での情報共有が可能となる場面で、お互いの疑問を解消していくこともお勧めです。
