前回は、ウェブ会議を効果的に活用するために留意するべき点を説明しました。今回は、ウェブ会議を円滑に進めるために欠かせないファシリテーターの役割と進行にあたっての留意点について解説します。
1.ファシリテーターの役割
ファシリテーターの役割を一言で表現すると「会議の進行役」ですが、単に会議を進めるだけではなく、参加者の活発な意見交換を促すことも重要です。さらに、出された意見を踏まえ、参加者が満足できる結論に到達できるようまとめていくことなどが求められます。
ファシリテーターが、会議を活性化するために行う役割には次のようなことがあります。
・発言しやすい雰囲気をつくる
ウェブ会議の場合は、開始時間にウェブ会議室に入ると、そのまま会議が始まる形になりますから、状況によっては近況報告などのウォーミングアップも必要です。
・意見を促す
単に「ほかに意見はありますか」という形だけではなく「参考になる事例はありますか」「どのような手法が考えられますか」のように、具体的な問いかけをすることも大切です。
ほかにも
・話しすぎる参加者がいれば、コントロールする
・論点がずれてきた際は、軌道修正する
・意見やアイデアの交通整理
・最終的なまとめ
・次回に向けてのアクション提示
などがあります。
2.ウェブ会議において
ファシリテーターの役割が重要な理由
従来のリアル会議においてもファシリテーターは必要ですが、特にウェブ会議の場合は、その特徴からファシリテーターの役割が重要となります。
それは、ウェブ会議では参加者がそれぞれ離れた場所にいながらコミュニケーションをとるため、リアル会議とは異なり、場を共有しているという一体感が生まれにくくなるためです。また、画面を通しての表情と音声だけで相手の言いたいことやその背景などを理解する必要がありますから、リアル会議より難易度が高くなります。
そこでファシリテーターは、ウェブ会議で起こりがちな問題点を解消しつつ、議論の活性化と円滑な進行を図ることとなります。
3.オンライン会議におけるファシリテーターの留意点
オンライン会議におけるファシリテーターは、会議の進行において、参加者同士が同じ場所にいないことを意識して次の点に留意するとよいでしょう。
（1）参加者全体の様子を把握し全員に当事者意識を持たせる
参加者一人一人が、パソコン上の分割された画面から他の参加者の様子に気を配ることは容易ではありません。そこでファシリテーターは、参加者全体の様子を把握して、発言者が偏っていないか、また発言していない人がいないかなどを確認します。
発言がない、あるいは少ない参加者には、タイミングを見計らって「ご質問はありませんか」などの声かけをして参加を促すとよいでしょう。参加者への目配りで、全員が当事者意識を持てるようにします。
（2）ウェブ会議のチャット機能を活用する
会議中に「先ほどの発言に追加したいことがある」「質問がある」など気になることがあれば、チャットに書き込んでもらうよう参加者に依頼しておくことで、会議の活性化が図れます。
ファシリテーターは、適宜チャットの内容を確認し、必要があれば書き込んだ内容を説明してもらう、あるいは質問をしてもらう、などの対応をします。また「理論が議題からずれ出している」などの指摘があり、それが正しければ議論の軌道修正をします。
（3）わかりにくい発言はファシリテーターが補足する
ウェブ会議の場合、お互いが顔を合わせていないこともあり、自分の言いたいことが相手に正しく伝わらないことがあります。特に、説明をする際「あの」や「その」などの指示語を使った場合、相手が意味を取り違えていても、会議がそのまま進んでしまう可能性があります。
参加者が「あの話はどうなりましたか」のように指示語を使って発言した場合は、ファシリテーターが「あの話というのは、何の件でしょうか」と、念のために確認するとよいでしょう。
（4）時間管理を適切に行い議論を円滑に進める
ウェブ会議では、移動時間が必要ないことから、会議終了時刻の直後に別の予定を入れる参加者がいることも考えられます。リアル会議のように、その場の雰囲気で会議を延長することが難しくなりますから、リアル会議以上に時間管理が重要です。
会議が始まる前に、話し合うテーマごとの時間配分を行い、その予定に従って議論を円滑に進めていくことになりますが、可能であれば、時間の管理を担当するタイムキーパー役を設け、ファシリテーターは会議の進行に注力するとよいでしょう。
（5）議論をまとめる
さまざまな意見を引き出した後は、タイミングを見極めて議論をまとめる必要があります。そのために、ファシリテーターは、今話し合っている議論のポイントはどこか、これからどのように会議を進めていくかなどを参加者と共有しつつ会議を進めることが大切です。
またファシリテーターは、議論が二分されたような場合、少数派の参加者にも十分に意見を述べてもらうとともに、両者の合意点を見つけるように努めます。
