第25回：防災活動の次に考えること その7

 

前回は、実際に訓練を行う場合の具体例として「被災状況の確認と安全確保」の訓練について説明しました。今回は「対策本部の立ち上げ」に関する訓練について考えます。

防災活動の次に考えること　その7　BCPの訓練③

1.対策本部の立ち上げに関する訓練

対策本部は災害に見舞われた際、限られた時間の中で、残された経営資源を適切に配分し、事業の復旧とその継続を進めるという重要な役割を担っています。そのため、被災後、速やかに対策本部を立ち上げ、事業継続に向けた対応を進めることが重要です。

●訓練の流れとポイント
（1）対策本部の設置と要員の招集
「本社所在地において震度5強以上の揺れが観測されたとき」等、BCPの自動発動基準が満たされた場合、あるいは対策本部長など事前に定められた発動権限者がBCPを発動した場合、速やかに対策本部を立ち上げます。

本部要員は、自分自身の安全を確保した上で、対策本部に参集します。

（2）対策本部の体制確定
BCPにおいて、対策本部の要員に指名されていても、被災時に負傷している、あるいは外出・出張・休暇などの理由で不在となる従業員が出てきます。この場合は、BCPが発動した段階で参集できた要員で、欠けた役割を補う形で分担を組み直し、対策本部の体制を確定させます。

（3）外部からの情報確認
地震に見舞われた場合、その地震の全体像を把握することは、今後の事業継続を進めるために極めて重要です。自社の所在する地域、そしてより広い範囲の被災状況についても調べます。

電気・ガス・水道などのライフラインや鉄道・道路網などの被災状況と復旧の見込みなどを確認した上で、復旧までの対応方針を検討します。またこの段階で、取引先や協力事業者との連絡チャネルを確保しておくことも重要です。

（4）自社拠点での事業継続の可否決定
従業員、建物・設備、そしてライフラインの被害状況の確認に基づいて、現在の自社拠点で事業を継続するかどうかの決定を行います。

特に、建物・設備に想定以上の損傷があり、その復旧を待っていたのでは、取引先からの要請に応えられない場合は、代替拠点で事業を続けるなどの決定を行う必要があります。ただ、この代替拠点での事業継続は、事前に自社の別の拠点を用意しておく、また協力企業に委託生産を打診しておくなどの準備が必要となります。

（5）社内での情報共有
立ち上げた対策本部で決定した次の事項を社内で共有し、BCPで定めた手順が円滑に進むようにします。

（6）社外への情報発信
取引先などのステークホルダーは、それぞれの関係先が被災後にどのような状況に置かれているかを注視しています。それらのステークホルダーに不安感を抱かせないためにも、自社の被災状況や今後の事業継続方針などの情報を適時に発信することが極めて重要です。

●レベルアップに向けて検討すること
（1）対策本部の設置場所
建物の被災状況によっては、予定していた場所に対策本部を設置できないことがあることを理解し、その場合の対応を検討します。

また訓練では、対策本部に必要な備品が揃っているかを必ず確認します。例えば、情報収集に必要なラジオの電池はあるか、期限切れになっていないか、情報集約用のホワイトボードやマーカーは揃っているかなど、被災時に困らないよう細部まで詰めておきましょう。

（2）要員の代替は円滑にできるか
対策本部を立ち上げた際、要員が負傷、そして外出・出張などの理由で不在となった場合、別の従業員が代わりの役割を果たす必要があります。実際の被災時にもそのような代替が円滑に進むように、訓練において、他の対策本部要員の役割について理解を深めることも大切です。

（3）外部組織との情報連携
取引先や自治体など外部組織との情報連携に関する訓練を行う場合は、当該組織と一緒に実施することを検討するとよいでしょう。実際に情報のやり取りをしてみることで、実効性の高いBCPを作ることができます。

また、実際に一緒の訓練ができない場合は、社内にその役回りを担う人を置くことでもよいでしょう。

【ここがポイント】

対策本部は、被災状況などさまざまな情報を集約し、それを踏まえて事業継続をリードする役割を担っています。被災時に、対策本部が的確に機能するよう訓練を活用します。

1. 自社の状況や今後の事業継続見込みは、取引先などの関係者に適時に発信する
2. 被災時には本部要員も欠けることを前提に準備を進める
3. 対策本部の場所が、大きな損傷を受けて使えないことも想定する